O projekcie

2010-02-22 08:39:05

    W 2005 r. Archiwum Państwowe zostało zaproszone do udziału w projekcie unijnym, którego celem miała być ochrona i konserwacja zbiorów archiwalnych i bibliotecznych w instytucjach z terenu miasta Cieszyna. Obok Oddziału w Cieszynie Archiwum Państwowego w Katowicach do projektu przystąpiły: Książnica Cieszyńska, Muzeum Śląska Cieszyńskiego, Parafia Ewangelicko - Augsburska i Zakon Bonifratrów.
       Każda z biorących udział w projekcie instytucji opracowywała własną część projektu. Instytucją wiodącą, tzw. liderem była Książnica Cieszyńska, która wspólnie z Urzędem Miasta w Cieszynie – mającym doświadczenie w opracowywaniu wniosków o środki unijne – stawiała przed pozostałymi beneficjentami ostre wymagania merytoryczne.
       Przyjęto, że podstawowym celem projektu jest stworzenie właściwych warunków przechowywania zbiorów archiwalnych i bibliotecznych oraz renowacja najbardziej zniszczonych i zagrożonych – a zarazem najcenniejszych – obiektów z zasobu archiwalnego.
       Zasób cieszyńskiego Oddziału, liczący na koniec 2004 roku 590 mb materiałów archiwalnych (tj. 62.950 jednostek inwentarzowych) i około 8000 woluminów księgozbioru, w okresie przystąpienia do opracowywania projektu był przechowywany w dość dobrych warunkach, które wymagały tylko pewnych ulepszeń. Jednak w przeszłości akta doświadczyły kilku przeprowadzek i przechowywania w niestabilnych warunkach pod względem temperatury i wilgotności powietrza panujących w magazynach. Dodać należy, że przejmowane z archiwów zakładowych różnych instytucji materiały archiwalne, zanim trafiły do Oddziału Archiwum, były również przechowywane w warunkach odbiegających od wymaganych dla bezpieczeństwa akt.
       Stan zachowania materiałów archiwalnych był więc wypadkową wcześniejszych warunków przechowywania i wymagał poprawy ich kondycji fizykochemicznej i mikrobiologicznej.
Tymczasem wydatki poniesione na konserwację i ochronę zasobu archiwalnego Oddziału w Cieszynie wyniosły w okresie kilku lat poprzedzających opracowanie projektu, tj. w latach 2001–2004, zaledwie około 12 000 zł.
Wykaz planowanych w projekcie przedsięwzięć przedstawiał się następująco:

1. dezynfekcja całości zasobu aktowego i bibliotecznego – po przewiezieniu do Katowic. Pusty magazyn Oddziału w Cieszynie miał zostać w tym czasie poddany dezynfekcji (ściany, regały), tak aby czyste mikrobiologicznie akta składać w czystym magazynie;
2. poddanie konserwacji 39 najcenniejszych obiektów, którym zagrażały procesy niszczące. Konserwację planowano przeprowadzić w pracowniach konserwatorskich działających przy większych archiwach państwowych w innych miastach Polski oraz w pracowni konserwatorskiej w Archiwum Państwowym w Katowicach, w ramach oddelegowania pracownika do prac nad projektem;
3. czyszczenie i odpowiednie opakowanie całości zbioru, będące kolejnym – po dezynfekcji – krokiem eliminującym zagrożenie, jakie stanowi kurz;
4. mikrofilmowanie i digitalizacja najstarszej i najczęściej udostępnianej części zasobu. Projekt zakładał zmikrofilmowanie 120 000 stron i digitalizację również 120 000 stron wybranych dokumentów. Zarówno mikrofilmowanie, jak i digitalizacja miały przede wszystkim stanowić ochronę oryginałów. Planowano sporządzenie kopii zabezpieczających i kopii służących do udostępniania w czytelni Oddziału. Część z nich będzie publikowana w Internecie;
5. inwentaryzacja i opracowanie zasobu archiwalnego i bibliotecznego. Zaplanowano opracowanie najcenniejszych luźnych dokumentów z okresu kancelarii austriackiej z zespołów: Komora Cieszyńska i Akta Miasta Cieszyna. Uznano, że istniejąca ewidencja na poziomie jednostek inwentarzowych w przypadku tych akt jest niewystarczająca i sporządzona zostanie ewidencja pojedynczych dokumentów wewnątrz jednostek (teczek) co pozwoli na szybsze i bezpieczniejsze udostępnianie akt. Prace nad zasobem bibliotecznym polegać miały na nadaniu mu układu rzeczowego i opracowaniu katalogu w formie elektronicznej;
6. modernizacja pracowni naukowej i magazynu, polegająca na zainstalowaniu systemu monitoringu bezpieczeństwa i wyposażeniu pomieszczeń w urządzenia regulujące klimat. Zapewnić to miało łagodne przejście materiałów archiwalnych – bez drastycznych różnic – z klimatyzowanego magazynu do zbliżonych warunków panujących w czytelni podczas udostępniania;
7. popularyzacja, w ramach której zaplanowano wydanie foldera i informatora o zasobie Oddziału Archiwum w Cieszynie, a także popularyzację zasobu w Internecie.

       Rezultaty: Zaplanowane w ramach projektu działania zakładały kompleksowe podejście do ochrony materiałów archiwalnych i bibliotecznych obejmujące dezynfekcję i oczyszczenie z kurzu całości zbiorów, odpowiednie opakowanie materiałów archiwalnych stanowiące zabezpieczenie przed działaniem czynników niszczących lub uszkadzających, a następnie poddanie wybranych, najcenniejszych materiałów archiwalnych dalszym zabiegom zabezpieczającym i konserwatorskim takim jak:

• mikrofilmowanie i digitalizacja dokumentów, dzięki czemu będą udostępniane kopie, a nie oryginały dokumentów, co zmniejszy ryzyko wyrządzania szkód przy bezpośrednim korzystaniu z archiwaliów,
• konserwacja pełna (jednostkowa) obiektów, których stan wykluczał zarówno udostępnianie, jak i jakiekolwiek manipulowanie nimi bez ryzyka spowodowania dalszych uszkodzeń. Wartość historyczna tych obiektów, czyni z nich, jedyne w swoim rodzaju, źródła do badań naukowych.
• opracowanie około 5.000 dokumentów z okresu XVI – XVIII w. pochodzących z kancelarii książęcej i kancelarii miejskiej.

        Kompleksowa ochrona materiałów archiwalnych i bibliotecznych – poza pracami zabezpieczającymi i konserwatorskimi nad tymi materiałami – wiąże się z poprawą warunków ich przechowywania. Osiągnięto to poprzez zainstalowanie w czytelni i w sali wystaw monitoringu klimatu oraz zainstalowanie w siedzibie Oddziału urządzeń monitoringu bezpieczeństwa.
        Projekt wylicza drobiazgowo wszystkie zakupy sprzętu i wyposażenia t.j.: komputery, drukarkę, kserokopiarkę, czytnik do mikrofilmów, szafy na indywidualne okrycia wierzchnie i torby użytkowników Archiwum, stół do przeglądania obiektów wielkoformatowych, podkładki do pracy z księgami zapobiegające deformacji ksiąg, nawilżacze i osuszacze powietrza, odkurzacze, żaluzje okienne chroniące akta przed nadmiernym nasłonecznieniem – które również mają przyczynić się do poprawy warunków przechowywania materiałów archiwalnych.
        Zrealizowanie wszystkich zaplanowanych przedsięwzięć ułatwi, przyśpieszy i zwiększy dostęp do podstawowych dla historii miasta i regionu dokumentów.